Termos de Uso da Plataforma SpeakSafely

Estes Termos de Uso ("Termos") regulam o acesso e a utilização da plataforma SpeakSafely, disponibilizada pela SafeReport Ltda. Leia-os com atenção. Ao acessar ou utilizar a Plataforma, você declara ter lido, compreendido e aceitado estes Termos. Se não concordar com eles, não utilize a Plataforma.

1. Identificação do fornecedor e aceitação

1.1. A Plataforma SpeakSafely (speaksafely.com) é de titularidade e operada pela SAFEREPORT LTDA, sociedade empresária limitada, inscrita no CNPJ sob o nº 52.784.630/0001-06, com sede na Rua José Henrique Barbosa dos Santos, nº 159, Sala 1, Bairro Dom Feliciano, Gravataí/RS, CEP 94.015-171, endereço eletrônico contato@speaksafely.com ("SafeReport").

1.2. A SpeakSafely é prestada exclusivamente a clientes empresariais (B2B), que contratam a Plataforma para receber e gerenciar relatos de seus colaboradores, parceiros e terceiros.

1.3. Estes Termos aplicam-se a todas as pessoas que acessam ou utilizam a Plataforma, incluindo o Cliente, seus Usuários Autorizados e os Relatores.

1.4. Quando houver Contrato firmado entre a SafeReport e o Cliente, estes Termos integram esse Contrato. Em caso de divergência ou conflito, prevalecem as disposições do Contrato assinado, observada a ordem de prevalência nele prevista e descrita no item 23.1, especialmente quanto a responsabilidades e limitação de responsabilidade (Seção 18) e foro (Seção 24).

1.5. Quando não houver Contrato assinado, a contratação é regida por estes Termos e pela Proposta Comercial aceita pelo Cliente, que define o plano, os módulos, os preços e, se houver, a Condição Comercial Especial e o Prazo de Permanência. Em caso de divergência, a Proposta Comercial prevalece quanto a essas condições comerciais, e estes Termos prevalecem quanto às demais matérias.

1.6. O Cliente que aceita estes Termos em nome de uma pessoa jurídica declara ter poderes para vinculá-la.

2. Definições

2.1. Para os fins destes Termos, os termos abaixo, quando iniciados com letra maiúscula, têm os seguintes significados:

• Plataforma ou SpeakSafely: sistema de software disponibilizado pela SafeReport em ambiente web, na modalidade SaaS (Software as a Service), destinado à gestão de canais de relato, denúncias, ética e compliance corporativo.
• Cliente ou Licenciada: pessoa jurídica que contrata a licença de uso da Plataforma.
• Contrato: instrumento de licenciamento de software firmado entre a SafeReport e o Cliente, com seu Quadro Resumo, seus anexos e termos aditivos, quando existente.
• Proposta Comercial: proposta emitida pela SafeReport e aceita pelo Cliente, inclusive a respectiva ordem de serviço ou documento equivalente de pedido, que indica o plano, os módulos, as quantidades, os preços e as demais condições comerciais da contratação, inclusive eventual Condição Comercial Especial.
• Usuário Autorizado: colaborador, gestor, investigador ou administrador do Cliente com acesso à Plataforma mediante credenciais individuais fornecidas pelo Cliente.
• Relator ou denunciante: qualquer pessoa que utilize os canais de relato da Plataforma para registrar uma denúncia, relato ou manifestação.
• Colaboradores: empregados, estagiários, aprendizes, diretores e administradores do Cliente, bem como terceiros (pessoas físicas contratadas diretamente ou profissionais alocados por prestadores de serviços) que atuem de forma contínua para o Cliente e tenham acesso ao canal de relato da Plataforma.
• Base Contratada: número de Colaboradores declarado pelo Cliente na contratação e utilizado para o cálculo da Mensalidade, atualizado exclusivamente nos reenquadramentos previstos na Seção 9.
• Mensalidade: valor mensal devido pelo Cliente pela licença de uso da Plataforma, conforme o Contrato ou a Proposta Comercial.
• Valor Mínimo Garantido: valor mensal inicial da contratação, apurado segundo as condições ordinárias de preço (preço unitário multiplicado pela Base Contratada inicial), desconsiderados quaisquer descontos, preços promocionais, períodos de gratuidade ou outros benefícios decorrentes de Condição Comercial Especial, atualizado pelos reajustes anuais do item 9.5, abaixo do qual a Mensalidade ordinária não será reduzida durante a vigência da contratação e de suas renovações.
• Plano Contratado: conjunto de módulos e funcionalidades abrangidos pela Mensalidade, correspondente aos Módulos Inclusos.
• Módulos Inclusos: funcionalidades disponibilizadas no Plano Contratado, sem custo adicional, inclusive as condicionadas ao fornecimento de chave BYOK pelo Cliente.
• Módulos Premium: funcionalidades de contratação opcional, sujeitas a cobrança adicional.
• Condição Comercial Especial: vantagem econômica concedida pela SafeReport em relação às condições ordinárias de preço (por exemplo, desconto, preço reduzido, plano anual ou com pagamento antecipado, isenção ou redução de implantação ou meses de gratuidade), expressamente prevista no Contrato ou na Proposta Comercial e vinculada a Prazo de Permanência.
• Prazo de Permanência: prazo mínimo de permanência (fidelidade) vinculado a uma Condição Comercial Especial e indicado no Contrato ou na Proposta Comercial.
• BYOK (Bring Your Own Key): modelo em que o Cliente é responsável por contratar e fornecer sua própria chave de API de provedor de LLM para ativar os módulos de Inteligência Artificial da Plataforma.
• LLM (Large Language Model): modelo de linguagem de grande escala, de provedor terceiro, utilizado pelos módulos de Inteligência Artificial.
• Dados Pessoais: qualquer informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD).
• Incidente de Segurança: qualquer evento adverso confirmado que comprometa a confidencialidade, a integridade ou a disponibilidade de Dados Pessoais ou de informações confidenciais do Cliente tratados na Plataforma.
• SLA (Service Level Agreement): níveis mínimos de disponibilidade e de suporte da Plataforma, descritos na Seção 12.
• Falha Grave de Disponibilidade: indisponibilidade total da Plataforma por mais de 24 (vinte e quatro) horas corridas consecutivas, ou disponibilidade mensal inferior a 90% (noventa por cento), apurada nos termos dos itens 12.1 e 12.2, em ambos os casos por causa imputável à SafeReport.
• Horário de Atendimento: período das 9h às 18h (horário de Brasília), de segunda a sexta-feira, excetuados os feriados nacionais.

3. Natureza do serviço

3.1. A SafeReport concede ao Cliente licença de uso da Plataforma não exclusiva, intransferível e onerosa, pelo prazo de vigência previsto na Seção 20, na modalidade SaaS, acompanhada de suporte técnico e de atualizações, nos limites do Plano Contratado.

3.2. A licença não implica cessão ou transferência de quaisquer direitos de propriedade intelectual sobre a Plataforma, que permanecem integralmente com a SafeReport, nos termos da Lei nº 9.609/1998 (Lei de Software) e da Lei nº 9.610/1998 (Lei de Direitos Autorais).

3.3. Estão incluídas no Plano Contratado as atualizações corretivas e evolutivas que não representem alteração substancial de funcionalidades. Novas funcionalidades, módulos adicionais ou mudanças estruturais relevantes podem ser objeto de contratação específica. A SafeReport não presta serviços de desenvolvimento sob medida.

3.4. A Plataforma é uma ferramenta de apoio à implementação e à operação de canais de relato, acolhimento, gestão de investigações e demais processos de compliance corporativo, incluindo os relacionados: (i) às medidas de prevenção e combate ao assédio sexual e às demais formas de violência no âmbito do trabalho previstas na Lei nº 14.457/2022 (Programa Emprega + Mulheres), inclusive quanto ao recebimento e acompanhamento de denúncias; (ii) aos programas de integridade de que tratam a Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção) e o Decreto nº 11.129/2022; e (iii) à mitigação de riscos psicossociais e à NR-1 (Disposições Gerais e Gerenciamento de Riscos Ocupacionais), quando aplicáveis.

3.5. A SafeReport:

• não presta assessoria jurídica;
• não elabora Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR);
• não substitui comitê de ética, ouvidoria interna ou demais estruturas de governança e compliance do Cliente;
• não verifica a veracidade dos relatos, não conduz investigações e não toma decisões sobre os casos registrados.

3.6. A apuração dos relatos, a condução das investigações, a adoção de medidas e todas as decisões tomadas com base nos relatos recebidos são de responsabilidade exclusiva do Cliente. A conformidade regulatória depende de processos, políticas internas, uso adequado da Plataforma e do cumprimento das obrigações legais do Cliente na qualidade de empregador e de controlador de dados.

3.7. Os módulos de acolhimento e de questionários psicossociais destinam-se a apoiar o monitoramento e a gestão de relatos relacionados a fatores psicossociais e não substituem atendimento clínico, perícia médica ou avaliação técnica especializada.

4. Contas, acesso e credenciais

4.1. O acesso dos Usuários Autorizados é feito mediante credenciais individuais e intransferíveis, fornecidas e gerenciadas pelo Cliente.

4.2. O Cliente é responsável pela guarda, pelo sigilo e pelo uso adequado das credenciais de todos os seus Usuários Autorizados, bem como pela segurança de seus próprios equipamentos e redes, e responde pelos atos praticados por eles na Plataforma.

4.3. O Cliente deve providenciar os recursos técnicos mínimos para acesso e uso da Plataforma, incluindo dispositivos, conexão à internet e navegadores atualizados, conforme requisitos informados pela SafeReport.

4.4. O Cliente deve assegurar que seus Usuários Autorizados conheçam e cumpram estes Termos e, quando houver, o Contrato.

5. Uso aceitável e condutas proibidas

5.1. A Plataforma deve ser utilizada apenas para fins legítimos, como reportar irregularidades, violações éticas ou situações de risco de forma verídica; gerenciar relatos de forma imparcial e dentro dos prazos legais; e utilizar as ferramentas de investigação de forma ética e responsável.

5.2. É expressamente proibido:

• comercializar, revender, sublicenciar, ceder, compartilhar ou permitir o uso da Plataforma por terceiros não autorizados, inclusive por parceiros comerciais ou consultorias para o atendimento de seus próprios clientes, salvo contrato específico com a SafeReport;
• realizar engenharia reversa, descompilação, desmontagem ou qualquer tentativa de acesso ao código-fonte da Plataforma;
• remover, ocultar ou alterar avisos de direitos autorais, marcas ou outros avisos de propriedade da SafeReport;
• realizar testes de invasão (pentest), varreduras de vulnerabilidade ou qualquer ação que possa comprometer a segurança, a integridade ou a disponibilidade da Plataforma e de outros usuários, sem autorização prévia e por escrito da SafeReport;
• utilizar a Plataforma para fins ilícitos, fraudulentos, difamatórios ou contrários à ordem pública e à legislação vigente;
• inserir ou transmitir à Plataforma dados obtidos ou tratados de forma ilícita;
• enviar denúncias sabidamente falsas, caluniosas ou difamatórias;
• utilizar a Plataforma para assédio, perseguição ou retaliação;
• promover, direta ou indiretamente, tentativas de identificação ou reidentificação de Relatores anônimos ou contornar os mecanismos de anonimato da Plataforma;
• registrar marca ou identidade visual que possa causar confusão com "SpeakSafely" ou "SafeReport".

5.3. O uso ilícito da Plataforma autoriza a rescisão da contratação nos termos da Seção 20, sem prejuízo das demais medidas legais cabíveis.

6. Regras aplicáveis aos Relatores (denunciantes)

6.1. Os canais de relato são disponibilizados pelo Cliente, que define sua configuração, as categorias de relato e as pessoas responsáveis pelo tratamento dos casos. O relato é recebido e tratado pelo Cliente, e não pela SafeReport.

6.2. Anonimato. A Plataforma permite o registro e o acompanhamento de relatos de forma anônima, quando essa opção estiver disponível no canal configurado pelo Cliente. Nos relatos anônimos registrados ou acompanhados pelas páginas web da Plataforma, inclusive por meio do protocolo, a Plataforma não registra o endereço IP nem a identificação do navegador (user-agent) do Relator, e o Cliente não recebe nem tem acesso a endereço IP ou a outros metadados técnicos de acesso de Relatores anônimos. As páginas de relato não utilizam ferramentas de rastreamento ou de análise de navegação de terceiros, podendo utilizar mecanismos de segurança e de prevenção de abuso exclusivamente para essas finalidades. Os registros de acesso à aplicação exigidos pelo art. 15 da Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet) são mantidos pela SafeReport pelo prazo de 6 (seis) meses, sob sigilo e com acesso restrito à SafeReport; esses registros não são disponibilizados ao Cliente, somente são fornecidos mediante ordem judicial e são eliminados após o prazo legal, ressalvada requisição de guarda por prazo superior nos termos da lei. A SafeReport não adota qualquer medida destinada a identificar Relatores anônimos, inclusive por meio desses registros, e não compartilha dados que permitam sua identificação, ressalvado o cumprimento de ordem judicial. O conteúdo do relato e de seus anexos é definido pelo próprio Relator, que deve evitar incluir informações que possam identificá-lo, caso deseje permanecer anônimo. Nos canais por telefone, e-mail ou aplicativo de mensagens, o número ou o endereço de origem é recebido pelo serviço que opera o canal. O canal por WhatsApp utiliza número da própria SafeReport; o WhatsApp é serviço de mensageria de terceiro, escolhido pelo Relator, cujo transporte das mensagens é prestado pela Meta segundo seus próprios termos e políticas, o que pode envolver tratamento de dados fora do Brasil, e, uma vez recebidos, os dados são processados pelo fluxo automatizado de atendimento (Typebot) mantido pela própria SafeReport em servidor da AWS nos Estados Unidos (região us-east-1) e, em seguida, registrados na Plataforma, hospedada no Brasil (item 13.1). Para o máximo anonimato, o Relator deve preferir o canal web.

6.3. Boa-fé. O Relator deve agir de boa-fé e fornecer informações que acredite serem verdadeiras. O conteúdo dos relatos é de responsabilidade de quem os envia. O envio de denúncias sabidamente falsas, caluniosas ou difamatórias é proibido e pode gerar responsabilização nos termos da lei.

6.4. Protocolo e acompanhamento. Ao registrar um relato, o Relator recebe um número de protocolo ou credencial de acompanhamento, que permite acompanhar o andamento do caso pelos meios disponibilizados no canal. O protocolo é pessoal e deve ser mantido em sigilo pelo Relator.

6.5. Não retaliação. O Cliente compromete-se a não promover tentativas de reidentificação de Relatores anônimos e é responsável pela adoção de políticas e medidas de proteção contra retaliação ao Relator, bem como pela resposta ao relato dentro dos prazos aplicáveis.

6.6. Canal telefônico (0800). Quando o Canal Telefônico 0800 estiver habilitado e as chamadas forem gravadas ou transcritas, a SafeReport reproduz, no início de cada ligação, mensagem automática que informa o Relator dessa circunstância. A gravação de voz constitui Dado Pessoal e pode comprometer o anonimato do Relator, que, se desejar preservá-lo, pode optar pelos canais escritos disponíveis.

6.7. Dados do Relator. Os Dados Pessoais informados pelo Relator são tratados pelo Cliente, na qualidade de controlador, e pela SafeReport, na qualidade de operadora, conforme a Seção 14. Pedidos relativos a esses dados devem ser dirigidos ao Cliente.

6.8. Os canais de relato não se destinam ao atendimento de emergências. Em situações de risco imediato à vida ou à integridade física, procure as autoridades competentes.

6.9. Avaliação do canal (CSAT). Após o encerramento do caso, o Relator pode avaliar o canal de relato. A avaliação feita por Relator anônimo permanece anônima e não é utilizada pelo Cliente nem pela SafeReport para identificá-lo.

7. Obrigações do Cliente

7.1. Sem prejuízo das demais obrigações previstas nestes Termos e no Contrato, o Cliente se obriga a:

• utilizar a Plataforma conforme estes Termos, o Contrato e a legislação vigente;
• cumprir e fazer cumprir estes Termos por todos os seus Usuários Autorizados e responder pelos atos e omissões deles;
• não violar direitos de propriedade intelectual, obrigações de confidencialidade ou normas de proteção de dados;
• manter seus dados cadastrais e de contato, inclusive o endereço eletrônico para comunicações, atualizados;
• notificar a SafeReport, em até 24 (vinte e quatro) horas de sua ciência, qualquer suspeita ou confirmação de comprometimento de credenciais, contas ou dispositivos de seus Usuários Autorizados, bem como de acesso não autorizado à Plataforma por meio de seus usuários;
• declarar com veracidade o número de Colaboradores;
• cumprir as obrigações de controlador previstas na LGPD, incluindo a definição da base legal para os tratamentos realizados;
• não inserir nem transmitir à Plataforma conteúdos ou dados ilícitos;
• não promover tentativas de reidentificação de Relatores anônimos;
• conduzir as apurações, investigações e decisões decorrentes dos relatos e adotar medidas de não retaliação.

8. Obrigações da SafeReport

8.1. A SafeReport se obriga a:

• disponibilizar a Plataforma conforme os níveis de serviço da Seção 12;
• prestar suporte técnico no Horário de Atendimento e pelos canais indicados na Seção 12;
• manter conformidade com a LGPD, na qualidade de operadora, e implementar as medidas de segurança descritas na Seção 13;
• comunicar Incidentes de Segurança ao Cliente nos prazos da Seção 14;
• disponibilizar as atualizações incluídas no Plano Contratado;
• manter documentação e materiais de treinamento da Plataforma;
• não utilizar os dados do Cliente para finalidades diversas da prestação dos serviços contratados, ressalvadas a geração e o uso de métricas agregadas e anonimizadas previstos no item 15.5, nos limites dos itens 15.6 a 15.8.

9. Preços, faturamento e Valor Mínimo Garantido

9.1. Base de cálculo. A Mensalidade corresponde ao preço unitário por Colaborador previsto no Contrato ou na Proposta Comercial multiplicado pela Base Contratada, observado o Valor Mínimo Garantido. A Base Contratada permanece inalterada entre as datas de aniversário da contratação, ressalvado o item 9.8. A tabela de preços vigente é disponibilizada mediante solicitação.

9.2. Faturamento e pagamento. A Mensalidade é faturada mensalmente, na data de vencimento indicada no Contrato ou na Proposta Comercial, com emissão da nota fiscal eletrônica correspondente. O pagamento pode ser feito por boleto bancário, PIX ou outra forma disponibilizada pela SafeReport. A inclusão ou não dos tributos incidentes no preço é indicada no Contrato ou na Proposta Comercial.

9.3. Atraso. O atraso no pagamento implica, independentemente de aviso: (i) multa moratória de 2% (dois por cento) sobre o valor devido; (ii) juros de mora de 1% (um por cento) ao mês, pro rata die; e (iii) correção monetária pelo IPCA ou pelo índice oficial que o substituir, desde o vencimento.

9.4. Suspensão. O inadimplemento por mais de 30 (trinta) dias corridos, contados do vencimento, autoriza a SafeReport a suspender o acesso do Cliente à Plataforma, mediante notificação escrita com antecedência mínima de 10 (dez) dias, até a regularização integral dos valores pendentes. Durante a suspensão, os dados do Cliente são preservados, e o Cliente pode solicitar a exportação de seus dados, nos termos do item 15.2. A suspensão não exonera o Cliente das obrigações de pagamento do período.

9.5. Reajuste anual. Os valores são reajustados a cada 12 (doze) meses pela variação acumulada do IPCA/IBGE, ou pelo índice oficial que o substituir, com comunicação escrita prévia de, no mínimo, 30 (trinta) dias. Em caso de deflação no período, a Mensalidade é mantida, sem redução.

9.6. Valor Mínimo Garantido. Se o número de Colaboradores apurado na reconciliação anual for inferior à Base Contratada em mais de 10% (dez por cento), com comprovação documental, a Base Contratada é reduzida a partir do aniversário, sem efeito retroativo, crédito ou reembolso, observado que a Mensalidade ordinária não será inferior ao Valor Mínimo Garantido. O Valor Mínimo Garantido é apurado segundo as condições ordinárias de preço, sem considerar os benefícios de eventual Condição Comercial Especial.

9.7. Reconciliação anual. Em até 30 (trinta) dias após cada aniversário da contratação, o Cliente declara o número atualizado de Colaboradores, e a SafeReport pode solicitar documentação comprobatória: quanto aos empregados, registros do eSocial, RAIS ou folha de pagamento; quanto aos demais Colaboradores, declaração firmada pelo representante legal do Cliente. A SafeReport comunica o resultado da reconciliação ao Cliente, que pode impugná-lo, de forma fundamentada, em até 15 (quinze) dias contados do recebimento da comunicação. Na ausência de declaração no prazo, a reconciliação pode basear-se na última declaração apresentada ou em informações fornecidas pelo Cliente. Se o número apurado superar a Base Contratada em mais de 10% (dez por cento), a Base Contratada passa a corresponder ao número total de Colaboradores apurados, aplicando-se o preço unitário vigente à totalidade desse número (e não apenas ao excedente), cumulativamente com o reajuste anual. Os reenquadramentos produzem efeitos exclusivamente na data do aniversário, ressalvado o item 9.8, o que garante ao Cliente estabilidade da Base Contratada e da Mensalidade por 12 (doze) meses. Fica ressalvado o item 9.9. Havendo Contrato assinado, aplica-se o item 9.13.

9.8. Crescimento extraordinário. Crescimentos decorrentes de fusão, incorporação ou aquisição de outras empresas podem ser objeto de reenquadramento imediato, mediante negociação entre as partes e formalização por termo aditivo.

9.9. Declaração falsa. A declaração falsa ou inexata, ou a omissão relevante, sobre o número de Colaboradores constitui descumprimento grave e autoriza a SafeReport a cobrar retroativamente as diferenças apuradas, relativas a até os últimos 12 (doze) meses, acrescidas dos encargos moratórios do item 9.3, contados do vencimento de cada fatura que teria sido devida.

9.10. Módulos Premium. Os Módulos Premium não estão incluídos na Mensalidade. O Módulo Premium cujo valor e condições de cobrança constem do Contrato ou da Proposta Comercial aceita na contratação considera-se contratado desde então; os demais dependem de termo aditivo ou de nova Proposta Comercial. Os Módulos Premium não se sujeitam ao reenquadramento por crescimento de base do item 9.7, mas seus valores são reajustados anualmente na mesma data-base e pelo mesmo índice do item 9.5. As condições de cobrança do Canal Telefônico 0800 constam da Seção 10.

9.11. Empresas do grupo. Quando utilizado o módulo "Múltiplas Empresas", os Colaboradores das sociedades do grupo do Cliente cadastradas na Plataforma são computados na Base Contratada.

9.12. Condições Comerciais Especiais. A SafeReport pode conceder Condição Comercial Especial vinculada a Prazo de Permanência, desde que prevista expressamente no Contrato ou na Proposta Comercial. A Condição Comercial Especial incide exclusivamente sobre o valor faturado durante o seu período de fruição e não altera o Valor Mínimo Garantido, a Base Contratada nem o preço unitário aplicável aos reenquadramentos, sempre apurados segundo as condições ordinárias de preço. Havendo reenquadramento durante o período de fruição, o benefício continua a incidir exclusivamente sobre a Mensalidade correspondente à Base Contratada considerada na sua concessão e não se estende ao acréscimo decorrente do reenquadramento, que é faturado integralmente segundo as condições ordinárias. Encerrado o período de fruição, a Mensalidade passa a observar as condições ordinárias de preço. A rescisão antecipada durante o Prazo de Permanência observa o item 20.3.

9.13. Clientes com Contrato. Havendo Contrato assinado, as matérias desta Seção 9 regem-se pelo Contrato, em especial reajuste, Valor Mínimo Garantido, reconciliação e reenquadramento da Base Contratada e declaração falsa, que se regem pela Cláusula 6 do Contrato, a qual substitui integralmente os itens correspondentes desta Seção.

10. Módulos da Plataforma e Canal Telefônico 0800

10.1. Os módulos disponíveis ao Cliente, e a condição de cada um (incluso no Plano Contratado ou Premium), são os indicados no catálogo de módulos do Contrato ou da Proposta Comercial. Novos Módulos Premium dependem de termo aditivo ou de nova Proposta Comercial.

10.2. A SafeReport pode evoluir, alterar ou descontinuar módulos e funcionalidades mediante comunicação escrita ao Cliente com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias, sem redução das funcionalidades essenciais do canal de relato e da gestão de casos durante a vigência da contratação. Na descontinuação de módulo ou funcionalidade utilizado pelo Cliente, este pode, até o término do prazo de aviso, encerrar a contratação sem multa, penalidade ou obrigação de ressarcimento (item 20.4). Nenhum Módulo Incluso será convertido em Módulo Premium ou passará a ser cobrado durante a vigência da contratação.

10.3. Quando contratado, o Canal Telefônico 0800 depende da reserva prévia do número junto à ABR Telecom, conforme as normas da ANATEL. A SafeReport conduz esse processo em nome do Cliente, mediante o envio, pelo Cliente, dos documentos exigidos.

10.4. O prazo estimado de ativação é de até 30 (trinta) dias úteis contados do recebimento integral da documentação, sujeito aos procedimentos da ANATEL e da ABR Telecom, sobre os quais a SafeReport não tem controle. Atrasos decorrentes desses procedimentos ou de documentação incompleta ou incorreta não configuram inadimplemento da SafeReport.

10.5. O Cliente responde pela veracidade, atualização e completude da documentação fornecida para a ativação do 0800.

10.6. Os custos de reserva do número 0800 junto à ABR Telecom e de implantação do canal junto às operadoras de telefonia são da SafeReport e não são repassados ao Cliente.

10.7. Cobrança do 0800. O Canal Telefônico 0800 é remunerado por valor mensal fixo, que compreende uma franquia mensal de minutos, e por valor por minuto excedente à franquia, conforme o Contrato ou a Proposta Comercial. A cobrança do valor mensal começa na data de ativação do número, assim entendida a data em que o canal estiver apto a receber chamadas, comunicada por escrito pela SafeReport, admitido o correio eletrônico. Os minutos excedentes são tarifados por fração de 30 (trinta) segundos, cobrada integralmente cada fração iniciada, e faturados no mês seguinte ao de sua utilização, junto com a Mensalidade, observado o item 9.2; a SafeReport disponibiliza, mediante solicitação, relatório de utilização do período faturado. A franquia não se acumula: minutos não utilizados em um mês não são transferidos para os meses seguintes nem geram crédito, reembolso ou compensação.

10.8. O valor por minuto já inclui as tarifas de tráfego cobradas pelas operadoras de telefonia. Reajustes dessas tarifas, determinados pelas operadoras ou pela regulamentação aplicável, podem ser repassados ao Cliente mediante comprovação e comunicação escrita com antecedência mínima de 30 (trinta) dias.

10.9. CSAT. Módulo Incluso no Plano Contratado que permite que, após o encerramento de um caso, o Relator avalie o canal de relato, observado o item 6.9.

10.10. CAPA. Módulo Incluso no Plano Contratado que permite registrar e acompanhar as ações corretivas e preventivas do programa de compliance do Cliente, com verificação independente de eficácia. A definição e a execução das ações são de responsabilidade exclusiva do Cliente, e o módulo não substitui o PGR nem outras obrigações legais (item 3.5). Registros de CAPA vinculados a relatos ou investigações seguem a confidencialidade e o regime de acesso do respectivo caso (Seção 16).

10.11. Campanhas de Divulgação. Módulo Incluso no Plano Contratado que permite registrar, com data, as ações de divulgação do canal de relato realizadas pelo Cliente e baixar as evidências correspondentes para auditorias da CIPA ou de normas ISO. O módulo funciona como lembrete ao comitê responsável e não envia mensagens aos Colaboradores. A realização das ações de divulgação e a veracidade dos registros são de responsabilidade do Cliente.

11. Módulos de Inteligência Artificial (BYOK)

11.1. A Plataforma oferece módulos opcionais de Inteligência Artificial que utilizam LLM de provedores terceiros para gerar sugestões, resumos e análises de apoio ao processo de compliance.

11.2. Os módulos de IA operam exclusivamente no modelo BYOK. Para ativá-los, o Cliente deve contratar diretamente um provedor de LLM compatível, gerar e informar sua própria chave de API na área "Configurações de IA" da Plataforma e mantê-la ativa conforme os termos do provedor escolhido. A SafeReport não fornece, não custeia e não gerencia chaves de API de provedores de LLM.

11.3. O Cliente é exclusivamente responsável por: (i) contratar e manter ativo o provedor de LLM; (ii) verificar a adequação desse provedor à LGPD e às demais leis aplicáveis; (iii) definir e manter a base legal para o tratamento dos dados submetidos aos módulos de IA; e (iv) arcar com todos os custos do provedor de LLM. O provedor de LLM é contratado diretamente pelo Cliente, na qualidade de controlador, e atua como operador por ele contratado, não se caracterizando como suboperador da SafeReport. A Plataforma limita-se a transmitir ao provedor os dados necessários à execução das funcionalidades de IA, mediante instrução do Cliente.

11.4. Os recursos de IA são estritamente assistivos e sugestivos, destinados a apoiar, e não substituir, o julgamento humano. Todo resultado gerado por IA deve ser revisado por pessoa responsável antes de qualquer decisão. A SafeReport não responde por decisões tomadas com base em resultados da IA sem a devida supervisão humana, nem pelo conteúdo gerado pelos modelos.

11.5. A SafeReport não responde por indisponibilidade, limitação, alteração ou descontinuação dos serviços do provedor de LLM, por cobranças desse provedor ou por violações de privacidade e segurança ocorridas no processamento realizado pelo provedor escolhido pelo Cliente.

11.6. A chave de API do Cliente é armazenada de forma criptografada e não é acessada, compartilhada ou utilizada pela SafeReport para finalidade diversa da prestação dos serviços.

11.7. As exclusões desta Seção referem-se apenas ao provedor de LLM contratado pelo Cliente. A SafeReport continua responsável por falhas próprias de integração, de armazenamento ou proteção da chave de API, de transmissão de dados ao provedor e de segurança da Plataforma, nos termos das Seções 13, 14 e 18.

11.8. IA própria da Plataforma. Independentemente dos módulos de IA em modelo BYOK, a SafeReport pode utilizar, em funcionalidades próprias da Plataforma que não dependem da chave de API do Cliente, serviço de inteligência artificial por ela contratado e custeado, atualmente o Google Gemini, que atua como suboperador da SafeReport (item 14.3). Essas funcionalidades são prestadas sob responsabilidade da SafeReport, não se lhes aplicando as exclusões dos itens 11.3 e 11.5, e observam o caráter assistivo do item 11.4 e a vedação do item 15.7.

12. Disponibilidade, suporte e manutenção (SLA)

12.1. Disponibilidade. A SafeReport se compromete a manter a Plataforma disponível em, no mínimo, 99,5% (noventa e nove vírgula cinco por cento) do tempo em cada mês calendário (uptime mensal), excluídas as janelas de manutenção programada devidamente comunicadas.

12.2. Não configuram indisponibilidade para fins de SLA: (i) manutenção programada comunicada com 48 (quarenta e oito) horas de antecedência; (ii) falhas de conectividade do Cliente; (iii) ataques externos que excedam medidas razoáveis de proteção; e (iv) caso fortuito, força maior ou eventos fora do controle razoável da SafeReport.

12.3. Suporte técnico. O suporte é prestado no Horário de Atendimento (das 9h às 18h, horário de Brasília, de segunda a sexta-feira, excetuados os feriados nacionais), pelos canais oficiais indicados pela SafeReport, observados os prazos abaixo:

12.4. Os prazos são contados exclusivamente em horas úteis e dias úteis, dentro do Horário de Atendimento, a partir da abertura formal do chamado. Para chamados abertos fora do Horário de Atendimento, a contagem começa no primeiro Horário de Atendimento subsequente.

12.5. Manutenção. Manutenções programadas são comunicadas com antecedência mínima de 48 (quarenta e oito) horas, preferencialmente fora do horário comercial. Manutenções emergenciais de segurança crítica podem ser realizadas sem aviso prévio, com comunicação ao Cliente no menor prazo possível.

12.6. Créditos. Se a disponibilidade mínima do item 12.1 não for atingida, o Cliente faz jus a crédito calculado sobre a Mensalidade do mês do descumprimento, conforme a tabela abaixo:

12.7. O crédito é aplicado na fatura subsequente, mediante solicitação do Cliente formulada em até 30 (trinta) dias contados do encerramento do mês em que ocorreu o descumprimento.

12.8. Natureza dos créditos. Os créditos do item 12.6 constituem a compensação financeira específica devida pela SafeReport em razão de disponibilidade inferior ao índice do item 12.1, ressalvadas a Falha Grave de Disponibilidade e as hipóteses de violação à LGPD, de violação de confidencialidade e de Incidente de Segurança, que observam a Seção 18.

12.9. Em caso de Falha Grave de Disponibilidade, a SafeReport fornece, mediante solicitação, relatório técnico de causa raiz e plano de correção, sem prejuízo da obrigação de corrigir as falhas identificadas. Ocorrendo Falha Grave de Disponibilidade, ou descumprimento do índice do item 12.1 por 3 (três) meses consecutivos, o Cliente pode rescindir a contratação sem multa, penalidade ou obrigação de ressarcimento.

13. Segurança da informação

13.1. A SafeReport adota e mantém programa de segurança da informação que compreende as seguintes medidas: (i) hospedagem da aplicação principal e do banco de dados da Plataforma em infraestrutura de nuvem da Amazon Web Services (AWS) localizada em São Paulo, Brasil (região sa-east-1), exceto o fluxo automatizado de atendimento do canal por WhatsApp (Typebot), mantido pela própria SafeReport em servidor da AWS nos Estados Unidos (região us-east-1), e ressalvados os serviços prestados por outros suboperadores, cuja localização consta da lista prevista no item 14.3; (ii) criptografia dos dados em trânsito (TLS/HTTPS); (iii) criptografia em repouso do banco de dados (Amazon RDS), dos anexos (Amazon S3) e do disco do servidor da aplicação (Amazon EBS); (iv) controle de acesso por perfis e permissões; (v) registros (logs) de atividades e de acesso; (vi) monitoramento automatizado da disponibilidade da Plataforma 24 (vinte e quatro) horas por dia, 7 (sete) dias por semana, com emissão de alertas; e (vii) cópias de segurança (backups) automáticas diárias do banco de dados, realizadas por meio do serviço gerenciado de banco de dados do provedor de nuvem (Amazon RDS) e mantidas pelo período de retenção nele configurado.

13.2. O Cliente é responsável pela segurança de suas credenciais, equipamentos e redes. As cópias de segurança mantidas pela SafeReport destinam-se à recuperação da Plataforma em caso de falha ou de Incidente de Segurança e não constituem serviço de arquivamento nem de restauração de dados específicos a pedido do Cliente. Recomenda-se que o Cliente realize exportações periódicas de seus dados críticos.

14. Proteção de dados pessoais (LGPD)

14.1. Papéis. Em relação aos Dados Pessoais tratados na Plataforma, o Cliente atua como controlador e a SafeReport atua como operadora, tratando os dados exclusivamente em nome do Cliente e segundo suas instruções documentadas.

14.2. A SafeReport não utiliza os Dados Pessoais do Cliente para finalidades próprias, comercialização ou elaboração de perfis, salvo quando obrigada por lei ou ordem judicial, ressalvadas a geração e o uso de métricas agregadas e anonimizadas previstos no item 15.5, nos limites dos itens 15.6 a 15.8.

14.3. Suboperadores. A SafeReport pode contratar suboperadores (por exemplo, serviços de nuvem, telefonia e caixa de voz, transcrição, envio e recebimento de mensagens eletrônicas, inteligência artificial e processamento de pagamentos), desde que assumam obrigações de proteção de dados equivalentes, permanecendo integralmente responsável por eles perante o Cliente. A SafeReport mantém lista atualizada dos suboperadores, com a indicação do país em que cada um trata os Dados Pessoais, disponível em https://speaksafely.com/suboperadores, e comunica ao Cliente, por correio eletrônico, com antecedência mínima de 15 (quinze) dias, a inclusão de novo suboperador que trate Dados Pessoais do Cliente. Nesse prazo, o Cliente pode apresentar objeção fundamentada em razões de proteção de dados pessoais; não sendo a objeção solucionada, o Cliente pode encerrar o módulo afetado ou a contratação, sem multa, penalidade ou obrigação de ressarcimento (item 20.4). O provedor de LLM contratado pelo Cliente nos módulos de IA não é suboperador da SafeReport, conforme o item 11.3. O Slack, quando integrado pelo Cliente ao seu próprio workspace, também é serviço contratado diretamente pelo Cliente e não é suboperador da SafeReport; o Cliente responde por sua contratação, conformidade e eventuais transferências internacionais, e a SafeReport responde por suas próprias operações de integração, transmissão e segurança.

14.4. Direitos dos titulares. A SafeReport auxilia o Cliente no atendimento às requisições dos titulares, respondendo às solicitações de apoio em até 5 (cinco) dias úteis contados de seu recebimento.

14.5. Incidentes de Segurança. A SafeReport comunicará o Cliente sobre Incidente de Segurança:

• de forma preliminar, em até 24 (vinte e quatro) horas da confirmação do incidente, com as informações disponíveis no momento; e
• por meio de relatório completo, em até 72 (setenta e duas) horas da mesma confirmação, contendo a natureza e o alcance do incidente, as medidas de contenção adotadas e o contato do responsável.

14.6. As partes cooperarão para a comunicação do Incidente de Segurança à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos titulares, quando aplicável, cabendo à SafeReport fornecer as informações e o apoio necessários para que o Cliente, como controlador, realize as comunicações nos prazos da Resolução CD/ANPD nº 15/2024 ou da norma que a substituir.

14.7. Transferência internacional. Determinados suboperadores da SafeReport tratam Dados Pessoais fora do Brasil, como os serviços de transcrição de gravações de voz, de envio e recebimento de mensagens eletrônicas, de inteligência artificial própria da Plataforma e de processamento de pagamentos, conforme a lista do item 14.3. O transporte das mensagens do canal por WhatsApp é prestado pela Meta, que não é suboperadora da SafeReport, nos termos do item 6.2, e as mensagens recebidas por esse canal são processadas pela SafeReport em servidor da AWS nos Estados Unidos (região us-east-1), nos termos do item 13.1. Essas transferências são realizadas nos termos dos arts. 33 a 36 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 19/2024 ou da norma que a substituir, amparadas por um dos mecanismos do art. 33 da LGPD, como decisões de adequação da ANPD ou cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD, cabendo à SafeReport adotá-los e assegurar que os suboperadores observem nível de proteção de dados compatível com o previsto nestes Termos. A lista do item 14.3 indica o país em que cada suboperador trata os Dados Pessoais. As transferências internacionais decorrentes do uso do provedor de LLM contratado diretamente pelo Cliente (Seção 11) são de responsabilidade exclusiva do Cliente, a quem cabe verificar o mecanismo de transferência aplicável.

14.8. Encarregado (DPO). A SafeReport mantém encarregado pelo tratamento de dados pessoais, cujo contato está disponível no site oficial (speaksafely.com). Informações adicionais constam da Política de Privacidade, disponível em https://speaksafely.com/politica-de-privacidade#encarregado-dpo.

14.9. Auditoria. O Cliente pode auditar, diretamente ou por terceiro independente, o cumprimento das obrigações de proteção de dados e segurança da informação da SafeReport, observado o seguinte: (i) limite de 1 (uma) auditoria por ano civil, salvo Incidente de Segurança comprovado que justifique auditoria adicional; (ii) solicitação com antecedência mínima de 30 (trinta) dias; (iii) escopo restrito a LGPD e segurança da informação; (iv) dever de confidencialidade; e (v) realização em horário comercial, sem interferir na operação da Plataforma. Os custos da auditoria são do Cliente, salvo se comprovada não conformidade material imputável à SafeReport, que corrigirá as não conformidades materiais identificadas. Mediante solicitação, a SafeReport pode oferecer, em substituição à auditoria presencial, questionários de conformidade, relatórios de avaliação de segurança ou certificações reconhecidas, quando disponíveis.

14.10. Anonimato e gravações de voz. A SafeReport não adota medidas destinadas a identificar Relatores anônimos, nos termos do item 6.2, e o Cliente compromete-se a não promover, direta ou indiretamente, tentativas de reidentificação e a prevenir qualquer forma de retaliação contra Relatores. Quando o Canal Telefônico 0800 for contratado e as chamadas forem gravadas ou transcritas, a SafeReport reproduz, no início de cada ligação, mensagem automática, com texto por ela definido, que informa o Relator dessa circunstância (item 6.6). As gravações de voz constituem Dados Pessoais e podem comprometer o anonimato do Relator, cabendo ao Cliente, como controlador, definir a base legal aplicável e a política interna de tratamento, acesso e retenção dessas gravações.

15. Titularidade, exportação e eliminação de dados

15.1. Os conteúdos, relatos e informações inseridos na Plataforma pelo Cliente, por seus Usuários Autorizados e pelos Relatores são de titularidade do Cliente, sem prejuízo dos direitos dos titulares de Dados Pessoais e da propriedade intelectual da SafeReport sobre a Plataforma.

15.2. O Cliente pode exportar seus dados em formato estruturado a qualquer momento durante a vigência da contratação, inclusive durante eventual suspensão por inadimplemento.

15.3. No término ou na rescisão da contratação, por qualquer motivo:

• o acesso operacional à Plataforma é encerrado na data efetiva do término;
• durante 30 (trinta) dias corridos contados dessa data, a SafeReport mantém acesso restrito à funcionalidade de exportação ou, a pedido do Cliente, entrega os dados em formato estruturado e interoperável (por exemplo, CSV ou JSON);
• após esse prazo, a SafeReport, na qualidade de operadora, elimina os dados ou, à escolha do Cliente, os devolve, mediante instrução escrita do Cliente, na qualidade de controlador (arts. 16 e 39 da LGPD), em até 30 (trinta) dias contados do recebimento da instrução, inclusive nos ambientes de seus suboperadores;
• não recebida a instrução até o fim do prazo de exportação, a SafeReport solicita ao Cliente, por escrito, que a apresente em 30 (trinta) dias; persistindo a omissão, a SafeReport pode eliminar os dados independentemente de nova instrução;
• após a eliminação, somente são conservados os dados cuja guarda seja exigida por lei, como os registros de acesso à aplicação mantidos por 6 (seis) meses (item 6.2), ou necessária ao exercício regular de direitos, sempre sob sigilo, além das métricas anonimizadas do item 15.5;
• os dados contidos nas cópias de segurança automáticas do banco de dados são sobrescritos no ciclo normal de retenção dessas cópias e não são restaurados, salvo para recuperação da Plataforma, hipótese em que os dados já eliminados são novamente excluídos;
• a SafeReport fornece, mediante solicitação do Cliente, declaração formal de eliminação.

15.4. Enquanto qualquer dado permanecer sob sua guarda, a SafeReport continua responsável por sua confidencialidade, integridade e segurança.

15.5. Métricas agregadas e anonimizadas. O Cliente autoriza a SafeReport a gerar, a partir dos dados tratados na Plataforma, métricas agregadas e anonimizadas de forma irreversível, nos termos do art. 12 da LGPD, como quantidade de relatos, categorias, canais de entrada, prazos de tratamento e indicadores de uso, e a utilizá-las, inclusive após o término da contratação, exclusivamente para fins estatísticos, de aprimoramento da Plataforma, de segurança da informação e de elaboração de indicadores comparativos (benchmarking).

15.6. Não integram essas métricas, e não podem ser utilizados pela SafeReport para qualquer finalidade própria: (i) o texto, as descrições, os anexos e os demais conteúdos livres de relatos, denúncias, comunicações e investigações, ainda que submetidos a técnicas de anonimização ou de supressão de identificadores; (ii) gravações e transcrições de voz; e (iii) quaisquer dados que permitam a identificação, direta ou indireta, do Cliente, de Relatores ou de outros titulares.

15.7. Treinamento de inteligência artificial. É vedada a utilização de dados do Cliente, inclusive anonimizados, para treinamento, ajuste fino (fine-tuning) ou aperfeiçoamento de modelos de inteligência artificial, próprios ou de terceiros. A SafeReport somente utiliza serviços de inteligência artificial por ela contratados, inclusive o previsto no item 11.8, sob termos contratuais ou configurações em que o respectivo provedor se comprometa a não utilizar os dados submetidos para treinar ou aperfeiçoar seus modelos. Essa vedação não alcança o tratamento realizado pelo provedor de LLM contratado diretamente pelo Cliente (Seção 11), que se rege pelo contrato entre o Cliente e esse provedor.

15.8. A divulgação de indicadores comparativos somente pode ocorrer de forma agregada, sem identificar o Cliente, e com amostra mínima de 10 (dez) empresas.

16. Confidencialidade

16.1. As partes devem manter sigilo sobre as informações confidenciais a que tiverem acesso em razão da contratação, utilizando-as exclusivamente para sua execução.

16.2. Dada a natureza sensível do serviço, a SafeReport reconhece como estritamente confidenciais todos os relatos, denúncias, documentos, evidências, registros de investigação, registros de CAPA vinculados a casos, avaliações de CSAT feitas por Relatores, comunicações, Dados Pessoais (inclusive sensíveis) e informações estratégicas, comerciais e operacionais inseridos ou produzidos pelo Cliente na Plataforma, limita o acesso de sua equipe e de seus suboperadores ao estritamente necessário à prestação do serviço e responde pelos atos de seus colaboradores e suboperadores quanto a essa obrigação.

16.3. Não são confidenciais as informações que sejam licitamente de domínio público, que já estivessem em posse legítima da parte receptora, que tenham sido desenvolvidas de forma independente ou cuja divulgação seja exigida por lei ou ordem judicial ou administrativa, na medida dessa exigência.

16.4. As obrigações de confidencialidade vigoram durante a contratação e por 5 (cinco) anos após o seu término. Os Dados Pessoais, o conteúdo dos relatos e denúncias, a identidade dos Relatores e as informações relativas a investigações permanecem confidenciais por prazo indeterminado, ressalvadas exclusivamente as métricas agregadas e anonimizadas do item 15.5, nos limites dos itens 15.6 a 15.8. A parte que descumprir essas obrigações deve reparar integralmente os danos causados, observada, quanto à SafeReport, a Seção 18.

17. Propriedade intelectual

17.1. A Plataforma SpeakSafely, a marca, o software, o design, a documentação e toda a tecnologia associada são de propriedade exclusiva da SafeReport. É proibida sua reprodução, cópia ou distribuição sem autorização prévia e por escrito.

17.2. A licença limita-se ao uso nas condições contratadas, sem cessão ou copropriedade de qualquer direito.

17.3. Feedbacks e sugestões sobre a Plataforma podem ser livremente incorporados pela SafeReport, sem gerar remuneração ou coparticipação, desde que não contenham informações confidenciais ou dados do Cliente.

17.4. Os dados e relatos inseridos pelo Cliente permanecem de sua titularidade, conforme a Seção 15.

17.5. Reclamações de terceiros por propriedade intelectual. Se o Cliente receber reclamação, notificação ou ação de terceiro fundada na alegação de que a Plataforma, utilizada em conformidade com estes Termos e, quando houver, com o Contrato, viola direitos de propriedade intelectual desse terceiro, a SafeReport, a seu critério e às suas expensas: (i) assume a defesa do Cliente, judicial ou extrajudicial, desde que o Cliente lhe comunique prontamente a reclamação, lhe confie a condução da defesa e de eventual acordo e preste a colaboração razoavelmente necessária; e (ii) obtém para o Cliente o direito de continuar a utilizar a funcionalidade questionada, modifica-a para que deixe de ser infratora ou a substitui por funcionalidade equivalente, sem redução material de desempenho ou de funcionalidades. Não sendo nenhuma dessas alternativas razoavelmente possível, a SafeReport pode encerrar o módulo afetado, restituindo os valores pagos antecipadamente correspondentes ao período não utilizado; se o módulo encerrado for essencial ao uso da Plataforma pelo Cliente, este pode encerrar a contratação sem multa, penalidade ou obrigação de ressarcimento (item 20.4). As despesas de defesa, as condenações e os valores de acordo suportados pela SafeReport são computados no Limite Agregado Ampliado (item 18.4). Este item não se aplica quando a alegada violação decorrer de conteúdos ou dados inseridos pelo Cliente, de uso da Plataforma em desacordo com estes Termos ou de sua combinação com produtos, serviços ou provedores não fornecidos pela SafeReport, inclusive o provedor de LLM no modelo BYOK.

18. Limitação de responsabilidade

18.1. Limite Geral. Ressalvados os itens 18.3 a 18.7, a responsabilidade total e agregada da SafeReport perante o Cliente, decorrente ou relacionada à contratação da Plataforma, limita-se ao valor equivalente à soma das Mensalidades efetivamente pagas nos 12 (doze) meses imediatamente anteriores à data do primeiro evento que der causa à responsabilidade ("Limite Geral"). O Limite Geral é agregado: aplica-se ao conjunto de todos os eventos, reclamações e danos ocorridos durante toda a vigência da contratação e não se renova a cada evento, reclamação ou período.

18.2. Exclusões. Ressalvadas as hipóteses do item 18.3, observado o item 18.4, a SafeReport não responde por:

• danos indiretos, incidentais, especiais, consequenciais ou punitivos;
• lucros cessantes, perda de receitas, perda de oportunidades de negócio ou danos à reputação;
• danos decorrentes de uso indevido da Plataforma por culpa exclusiva do Cliente ou de terceiros;
• falhas ou indisponibilidade de serviços de LLM contratados pelo Cliente no modelo BYOK;
• danos decorrentes de decisões tomadas com base em resultados de IA sem supervisão humana;
• perda de dados causada por falha do Cliente em realizar exportações ou backups.

18.3. Hipóteses excluídas do Limite Geral. O Limite Geral não se aplica às hipóteses abaixo, que observam o regime dos itens 18.4 a 18.7:

• (a) dolo ou fraude comprovados da SafeReport;
• (b) violação das obrigações de proteção de dados (LGPD) por ação ou omissão culposa da SafeReport, como operadora;
• (c) vazamento, perda ou divulgação não autorizada de informações confidenciais do Cliente por ação ou omissão culposa da SafeReport;
• (d) violação das obrigações de confidencialidade por ação ou omissão culposa da SafeReport;
• (e) Falha Grave de Disponibilidade;
• (f) violação de direitos de propriedade intelectual de terceiros causada pela própria Plataforma, observado o item 17.5;
• (g) Incidente de Segurança decorrente de ação ou omissão culposa comprovada da SafeReport.

18.4. Regime ampliado e Limite Agregado Ampliado. Nas hipóteses das alíneas (b), (c), (d), (e), (f) e (g) do item 18.3, a SafeReport responde pelos danos diretos comprovados e também por danos indiretos, lucros cessantes e danos reputacionais, desde que comprovados o nexo causal e a extensão do prejuízo, observado o dever de ambas as partes de mitigar danos. A responsabilidade total e agregada da SafeReport pelo conjunto de todos esses eventos, ocorridos durante toda a vigência da contratação, independentemente do número de eventos, reclamações ou titulares afetados, limita-se a 24 (vinte e quatro) vezes a Mensalidade de Referência ("Limite Agregado Ampliado"), teto único que não se renova a cada evento, reclamação ou período.

18.5. Mensalidade de Referência. Considera-se Mensalidade de Referência o valor mensal vigente na data de ocorrência do primeiro evento enquadrado nas alíneas (b), (c), (d), (e), (f) ou (g) do item 18.3 (ou, não sendo possível determinar essa data, na data de sua confirmação), compreendendo o Plano Contratado e os Módulos Premium contratados, sem a dedução de descontos ou gratuidades decorrentes de Condição Comercial Especial.

18.6. Não cumulatividade. O Limite Geral e o Limite Agregado Ampliado não se somam. Os valores pagos ou devidos com fundamento no Limite Geral são computados no Limite Agregado Ampliado e dele deduzidos, de modo que a responsabilidade total e agregada da SafeReport perante o Cliente, ressalvada a alínea (a) do item 18.3, não excede, em nenhuma hipótese, o Limite Agregado Ampliado.

18.7. Hipóteses sem limite. Na hipótese da alínea (a) do item 18.3 e quanto às obrigações legais inderrogáveis, não se aplica qualquer limite de responsabilidade, e os valores correspondentes não são computados no Limite Geral nem no Limite Agregado Ampliado.

19. Dependências de terceiros

19.1. A Plataforma pode utilizar serviços de fornecedores terceiros, como provedores de nuvem, telefonia 0800, transcrição e, no modelo BYOK, provedores de LLM contratados diretamente pelo Cliente.

19.2. A SafeReport não controla diretamente a operação dos serviços de fornecedores terceiros. Interrupções ou falhas causadas por esses fornecedores não configuram descumprimento pela SafeReport quando decorrerem de eventos imprevisíveis ou, se previsíveis, inevitáveis, alheios ao seu controle razoável, desde que ela adote medidas razoáveis de mitigação e comunique o Cliente. A SafeReport envidará seus melhores esforços para comunicar, com antecedência razoável, alterações relevantes de fornecedores.

19.3. Essa exclusão aplica-se somente a eventos comprovadamente imprevisíveis ou, se previsíveis, inevitáveis, e alheios ao controle razoável da SafeReport, cabendo a ela demonstrar ter adotado as medidas razoáveis para prevenir, mitigar e restabelecer os serviços no menor prazo possível. A SafeReport permanece responsável por falhas decorrentes de culpa na escolha, gestão, fiscalização ou substituição de seus fornecedores essenciais, exceto quanto aos provedores de LLM contratados pelo Cliente (Seção 11) e aos prazos e procedimentos regulatórios da ANATEL e da ABR Telecom (Seção 10).

20. Vigência, cancelamento e rescisão

20.1. A contratação vigora a partir da data de sua assinatura ou aceite. Quando o Contrato ou a Proposta Comercial previr período inicial de vigência, a contratação vigora por esse período e renova-se automática e sucessivamente por períodos iguais, salvo manifestação contrária de qualquer das partes com antecedência mínima de 30 (trinta) dias do término do período em curso. Não havendo essa previsão, a contratação vigora por prazo indeterminado. Em qualquer caso, aplicam-se o cancelamento sem motivo do item 20.2 e, se houver, o Prazo de Permanência vinculado a Condição Comercial Especial.

20.2. Cancelamento sem motivo. Qualquer das partes pode encerrar a contratação a qualquer tempo, sem motivo, mediante comunicação escrita com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, sem multa ou penalidade, sendo devidos apenas os valores proporcionais até a data efetiva do encerramento. Inexistindo Condição Comercial Especial, aplica-se exclusivamente essa regra, sem qualquer obrigação de ressarcimento.

20.3. Condições especiais e fidelidade. Havendo Condição Comercial Especial vinculada a Prazo de Permanência, o Cliente deve ressarcir à SafeReport o benefício econômico efetivamente auferido em razão daquela condição se a contratação for encerrada antes do fim do Prazo de Permanência: (i) por cancelamento sem motivo de iniciativa do Cliente; ou (ii) por rescisão promovida pela SafeReport por culpa do Cliente (inadimplemento culposo, uso ilícito da Plataforma ou violação de propriedade intelectual, de confidencialidade ou da LGPD imputável ao Cliente). O ressarcimento é proporcional aos meses remanescentes do Prazo de Permanência e calculado pela fórmula R = B × (Mr ÷ Mt), em que "B" é o benefício efetivamente auferido até a data efetiva do encerramento, "Mr" o número de meses remanescentes e "Mt" o número total de meses do Prazo de Permanência, computadas pro rata die as frações de mês. O ressarcimento tem natureza de restituição do benefício, e não de multa, não se cumula com a multa do item 20.6, nos termos daquele item, e pode ser incluído na última fatura ou compensado com valores pagos antecipadamente referentes a período posterior ao encerramento.

20.4. Não há obrigação de ressarcimento: (i) após o término do Prazo de Permanência; (ii) no cancelamento sem motivo de iniciativa da SafeReport; (iii) no encerramento pelo Cliente por culpa da SafeReport ou nas hipóteses dos itens 12.9 e 22.3; (iv) no encerramento por caso fortuito ou força maior; (v) no encerramento pelo Cliente em razão da descontinuação de módulo ou funcionalidade por ele utilizado (item 10.2); (vi) no encerramento pelo Cliente em razão de objeção não solucionada à inclusão de novo suboperador (item 14.3); e (vii) no encerramento pelo Cliente em razão do encerramento de módulo essencial por violação de propriedade intelectual de terceiros (item 17.5).

20.5. Rescisão motivada. O descumprimento de obrigação material pode ensejar a rescisão motivada pela parte prejudicada, se não sanado em 15 (quinze) dias contados do recebimento de notificação escrita. Independem desse prazo de saneamento as rescisões motivadas por: (i) fraude ou uso ilícito da Plataforma; (ii) violação grave de propriedade intelectual, de confidencialidade ou da LGPD; (iii) falência, recuperação judicial com inviabilidade de cumprimento ou insolvência; (iv) atraso de pagamento superior a 60 (sessenta) dias; ou (v) caso fortuito ou força maior que perdure por mais de 60 (sessenta) dias (item 23.6).

20.6. Multa recíproca. Considera-se inadimplemento culposo o descumprimento de obrigação material, inclusive a falta de pagamento, não sanado em 15 (quinze) dias contados do recebimento de notificação escrita. Na rescisão motivada por inadimplemento culposo de qualquer das partes, a parte inocente pode exigir da parte infratora multa compensatória equivalente a 3 (três) Mensalidades, além dos valores em aberto, sem prejuízo de indenização por perdas e danos efetivamente comprovados. Se a rescisão por inadimplemento culposo do Cliente ocorrer durante o Prazo de Permanência, o ressarcimento do item 20.3 e essa multa são alternativos e não cumulativos, sendo devido exclusivamente o de maior valor, apurados ambos na data efetiva do encerramento, sem prejuízo dos valores em aberto e das perdas e danos efetivamente comprovados. No cancelamento sem motivo de iniciativa do Cliente durante o Prazo de Permanência, é devido exclusivamente o ressarcimento do item 20.3, sem multa ou penalidade.

20.7. O Cliente também pode rescindir sem multa, penalidade ou obrigação de ressarcimento nas hipóteses dos itens 10.2 (descontinuação de módulo ou funcionalidade utilizado), 12.9 (Falha Grave de Disponibilidade ou descumprimento reiterado do SLA), 14.3 (objeção não solucionada a novo suboperador), 17.5 (encerramento de módulo essencial por violação de propriedade intelectual de terceiros), 22.3 (discordância de alterações materiais destes Termos) e 23.6 (força maior).

20.8. Após o encerramento, aplicam-se as regras de exportação e eliminação de dados da Seção 15. Sobrevivem ao término as disposições sobre proteção de dados, titularidade e eliminação de dados, confidencialidade, propriedade intelectual, limitação de responsabilidade, anticorrupção e foro, as obrigações de pagamento relativas ao período até o encerramento, o ressarcimento do item 20.3 e a multa do item 20.6.

21. Anticorrupção e compliance

21.1. As partes conduzem seus negócios em conformidade com a Lei nº 12.846/2013 (Lei Anticorrupção), a LGPD e as demais leis aplicáveis, comprometem-se a não oferecer, prometer, conceder, solicitar ou aceitar vantagem indevida, mantêm controles internos adequados e devem reportar imediatamente suspeitas de conduta contrária a essas normas.

22. Alterações destes Termos

22.1. A SafeReport pode alterar estes Termos. A versão vigente estará sempre disponível em https://speaksafely.com/termos-de-uso, com a data da última atualização.

22.2. Alterações materiais destes Termos serão comunicadas por escrito aos Clientes com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da sua entrada em vigor.

22.3. Se o Cliente não concordar com uma alteração material, poderá encerrar a contratação sem motivo, sem multa, penalidade ou obrigação de ressarcimento, no prazo de 30 (trinta) dias contados do recebimento da comunicação.

22.4. Alterações não materiais, como correções, ajustes de redação para maior clareza ou adequação à legislação, podem ser implementadas mediante simples comunicação.

22.5. Alterações destes Termos não modificam o Contrato assinado, que só pode ser alterado por termo aditivo firmado por ambas as partes.

22.6. Transição para a versão 6. Esta versão aplica-se de imediato às contratações celebradas a partir da data de sua publicação. Para os Clientes com contratação em curso, a alteração desta versão menos favorável ao Cliente, que é a emissão da declaração formal de eliminação somente mediante solicitação (item 15.3), produz efeitos após o prazo de 30 (trinta) dias do item 22.2, contado do recebimento da comunicação escrita desta versão. As demais alterações desta versão são de alinhamento ao Contrato ou mais favoráveis ao Cliente e aplicam-se desde a publicação. Para os Clientes com Contrato assinado, aplica-se também o item 22.5.

23. Disposições gerais e prevalência

23.1. Prevalência. Para Clientes com Contrato assinado, em caso de divergência ou conflito entre os documentos que regem a contratação, observa-se exclusivamente a ordem de prevalência prevista no próprio Contrato, na qual estes Termos ocupam o último lugar. A Proposta Comercial posterior à assinatura do Contrato somente prevalece sobre ele se firmada por ambas as partes como termo aditivo. Em qualquer hipótese, prevalece o Contrato quanto a responsabilidades, limitação de responsabilidade e foro. Para Clientes sem Contrato assinado, aplica-se o item 1.5.

23.2. Tolerância. A tolerância de qualquer das partes quanto ao descumprimento de obrigação não importa renúncia, novação ou alteração do pactuado.

23.3. Independência das disposições. A nulidade ou invalidade de qualquer disposição destes Termos não afeta as demais.

23.4. Cessão. O Cliente não pode ceder sua posição contratual sem consentimento prévio e por escrito da SafeReport. A SafeReport pode ceder a contratação a empresa de seu grupo econômico, mediante aviso ao Cliente com 30 (trinta) dias de antecedência.

23.5. Comunicações e notificações. As comunicações e notificações formais entre as partes devem ser feitas por escrito, por correio eletrônico: para a SafeReport, contato@speaksafely.com; para o Cliente, o endereço eletrônico indicado no Contrato, na Proposta Comercial ou no cadastro da Plataforma. Matérias de proteção de dados e Incidentes de Segurança serão enviadas também aos contatos de segurança e proteção de dados indicados pelas partes. Consideram-se recebidas no primeiro dia útil subsequente ao envio, salvo as relativas a Incidentes de Segurança, que se consideram recebidas na data do envio. Cada parte deve informar à outra, por escrito, qualquer alteração de seu endereço eletrônico, sob pena de serem válidas as comunicações enviadas ao endereço anteriormente indicado.

23.6. Força maior. Nenhuma das partes responde por descumprimento causado por caso fortuito ou força maior, nos termos do art. 393 do Código Civil; se o evento durar mais de 60 (sessenta) dias, qualquer parte pode rescindir a contratação sem multa ou penalidade.

23.7. Assinatura e aceite eletrônicos. São válidos a assinatura e o aceite eletrônicos, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e da Lei nº 14.063/2020, inclusive por meios de comprovação de autoria e integridade não emitidos pela ICP-Brasil.

24. Lei aplicável e foro

24.1. Estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil.

24.2. Negociação. As partes envidarão seus melhores esforços para solucionar amigavelmente, de boa-fé e por negociação direta, qualquer controvérsia decorrente destes Termos, pelo prazo de 30 (trinta) dias contados do recebimento de notificação escrita que a descreva. Não havendo solução nesse prazo, as partes poderão, de comum acordo, submeter a controvérsia à mediação, nos termos da Lei nº 13.140/2015.

24.3. O disposto no item 24.2 não impede qualquer das partes de buscar, a qualquer tempo, as medidas judiciais de urgência necessárias à preservação de seus direitos, e não se aplica à cobrança de valores incontroversos, inclusive Mensalidades vencidas e não pagas, nem à execução de título executivo extrajudicial, como o Contrato, quando aplicável, que podem ser promovidas diretamente perante o foro do item 24.4.

24.4. Foro. Não solucionada a controvérsia na forma do item 24.2, ou nas hipóteses do item 24.3, fica eleito o foro da Comarca de Gravataí/RS, sede da SafeReport, para dirimir quaisquer controvérsias entre a SafeReport e o Cliente decorrentes destes Termos, incluindo questões sobre sua validade, interpretação, execução ou extinção, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

24.5. Em relação aos Relatores e às demais pessoas naturais que não sejam parte da contratação, aplicam-se as regras de competência previstas em lei.

25. Contato

25.1. Dúvidas sobre estes Termos podem ser enviadas à SafeReport pelos canais abaixo:

• E-mail: hello@speaksafely.com
• WhatsApp: (51) 2481-0031
• Página de contato: https://speaksafely.com/contato

25.2. Notificações formais devem ser enviadas para contato@speaksafely.com, nos termos do item 23.5.

25.3. Para assuntos de proteção de dados, utilize o contato do encarregado (DPO) indicado no site oficial e na Política de Privacidade.

25.4. Relatores que desejem tratar de um relato específico devem utilizar o canal de relato e o protocolo de acompanhamento da empresa à qual o relato se refere.

SAFEREPORT LTDA · CNPJ 52.784.630/0001-06 · Gravataí/RS